Regulamin iksięgowość conta.pl

Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe Conta.pl i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe Conta.pl, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.

1. Postanowienia ogólne

Pojęcia użyte w regulaminie oznaczają:

Klient – osoba fizyczna prowadząca działalność bądź spółka osobowa, która zawiera albo zawarła umowę o prowadzenie usług księgowych

Zleceniobiorca – Conta sp. z o.o. ul. Kryształowa 19, 91-528 Łódź, NIP:726-264-73-44

2. Rejestracja klienta biura

2.1 Klient uzupełnia poniższy formularz zamówienia usługi

http://conta.pl/zamowienie-ksiegowosc-internetowa/

2.2.Wybierając odpowiedni pakiet wraz z zaznaczeniem ewentualnych opcji dodatkowych w ramach rozbudowy pakietu

2.3. Dane w powyższym formularzu muszą być uzupełnione zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym

2.4. Klient otrzymuje na podany w formularzu  zgłoszeniowym email – login oraz hasło tymczasowe do panelu conta.pl

2.5 Wszelkie zmiany swoich danych  klient ma obowiązek zaktualizować w swoim profilu w panelu klienta conta.pl bądź poprzez kontakt emailowy na adres: boa@conta.pl

3. Zawarcie umowy

3.1 Klient uzupełniając formularz zamówienia usługi z pkt 2.1 oznacza pozycję „Akceptuję regulamin iksięgowości conta.pl” jako warunek konieczny rozpoczęcia współpracy

3.2 Akceptacja regulaminu nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy na prowadzenie księgowości

3.3. Zleceniobiorca wysyła na adres email klienta, pełnomocnictwa niezbędne do reprezentowania Klienta w Urzędzie Skarbowym, ZUS oraz innych instytucji, zgodnie z zakresem przewidzianym w umowie.

3.4 Umowa wchodzi w życie w momencie otrzymania przez Zleceniodawcę dokumentów z pkt 3.3

3.5 Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.

4. Przedmiot umowy

W ramach pakietu podstawowego Zleceniobiorca zobowiązuje się do:

  1. Prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów/ Ryczałtu (ilość zapisów zgodna z wybranym pakietem)
  2. Prowadzenie rejestru zakupu oraz sprzedaży VAT (jeżeli Klient jest płatnikiem VAT)
  3. Prowadzenie ewidencji Środków Trwałych
  4. Sporządzenie deklaracji VAT i jej wysyłka drogą elektroniczną (jeżeli Klient jest płatnikiem VAT)
  5. Podanie zobowiązań podatkowych PIT i VAT wraz z terminami płatności
  6. Wyliczenie składek ZUS dla Klienta z podaniem wartości i terminu płatności
  7. Sporządzenie deklaracji ZUS DRA dla właściciela firmy wraz z jej wysyłką do ZUS
  8. Przygotowanie rozliczenie rocznego dla przychodów z działalności (PIT-36)
  9. Brania udziału w postępowaniu kontrolnym, dotyczącym okresu prowadzenia przez Zleceniobiorcę Ksiąg Klienta i odnoszącym się do tych czynności (art. 284 Ordynacji Podatkowej) – reprezentacja na podstawie art. 281a Ordynacji Podatkowej płatna dodatkowe zgodnie z aktualnym cennikiem biura.

4.1  Zakres obowiązków Zleceniobiorcy nie obejmuje:

  1. sporządzania analiz ekonomicznych i sprawozdań statystycznych dotyczących działalności Klienta,
  2. udzielania porad i opinii z zakresu prawa podatkowego,
  3. udzielania porad prawnych,
  4. udziału w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym oraz sporządzania pism w imieniu Zleceniodawcy w zakresie szerszym niż określony w paragrafach poprzedzających,
  5. wpłaty podatku, zaliczek lub składek ZUS w imieniu Zleceniodawcy,
  6. wykonywania obowiązków Zleceniodawcy jako płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
  7. zmian w CEIDG.

4.2 Czynności nie objęte pakietem podstawowym płatne są zgodnie z cennikiem usług Conta sp. z o.o.

5. Rozbudowa pakietów

5.1 Klient może zlecić Zleceniobiorcy dodatkowe czynności wyszczególnione w cenniku.

5.2 Rozszerzenie czynności należy zaznaczyć w formularzu z pkt 2.1 bądź poinformować Zleceniodawcę poprzez kontakt e-mailowy bądź telefoniczny

5.3 Przedmiot umowy z pkt 4 zostanie wtedy rozszerzony o dodatkowe usługi wybrane przez Klienta.

6. Obowiązki Klienta

6.1 Klient, w celu umożliwienia Zleceniobiorcy prawidłowego wykonania zlecenia, zobowiązuje się do:

  1. terminowego dostarczania kompletnych dokumentów, tj. faktur sprzedaży, faktur zakupu i innych dokumentów mających wpływ na prawidłowe wyliczenie podatków.
  2. sporządzenia na koniec roku remanentu
  3. wysłania innych niezbędnych do prowadzenia działalności deklaracji poza deklaracjami do US i ZUS
  4. opisania faktur zakupu zgodnie ze stanem faktycznym, np. zakup towaru handlowego, zakup na potrzeby firmy, itp. (w przypadku dostarczania dokumentów poprzez panel klienta, do zapisania FV zakupu w odpowiednich folderach)
  5. prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
  6. prowadzenia ewidencji sprzedaży
  7. regulowania zobowiązań wobec ZUS i US
  8. w przypadku obsługi umów o pracę, przesłania list obecności pracowników, zwolnień lekarskich, wniosków urlopowych i innych otrzymanym dokumentów od pracownika mającego wpływ na naliczenie wynagrodzenia bądź aktualizacji danych pracownika w ZUS.
  9. dodatkowo przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę i obsługi kadrowej, do dostarczenia badań lekarskich, szkoleń BHP, Świadectw Pracy od wcześniejszych pracodawców, kwestionariuszy osobowych, PIT-2, Dyplomów ukończenia szkół pracownika
  10. niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o okolicznościach mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego i ZUS, w tym w szczególności o:

10. 1. wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych,

10.2 o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Klient;

10. 3 innych przychodach mogących mieć wpływ na zobowiązania z działalności gospodarczej ;

10.4 dokonanych czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy jako sprzedaż;

10.5 zmianach w stanie zatrudnienia;

7. Termin dostarczania dokumentów

7.1 W przypadku ewidencji na podstawie Książki przychodów i Rozchodów/Ryczałt, ewidencji podatku VAT, ewidencji  środków trwałych,  Klient zobowiązany jest do dostarczenia wszelkich kompletnych dokumentów do 6 dnia po zakończonym miesiącu rozliczeniowego

7.2 Dla obsługi umów o pracę/zleceń z ZUS (rejestracja, wyrejestrowanie, zmiany danych pracownika) – 4 dni od daty zakończenia umowy bądź jej rozpoczęcia, zmiany danych pracownika

7.3 W celu przygotowania listy płac Klient zobowiązany jest dostarczyć listę obecności, wnioski urlopowe na ostatni dzień miesiąca. Dla list płac z wypłatą na ostatni dzień miesiąca 2 dni przed dokonaniem wypłaty.

7.4 W przypadku dostarczenia dokumentów po 15 dniu miesiąca Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za terminowe sporządzenie i złożenie deklaracji. Dokumenty dostarczone po 15-tym dniu miesiąca zostaną zaliczone na następny okres rozliczeniowy.

8. Przechowywanie dokumentów

8.1 W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej poprzez panel klienta, email miejscem przechowywania dokumentów jest siedziba klienta

8.2 W przypadku dostarczania oryginałów dokumentów w formie papierowej miejscem przechowywania dokumentów jest siedziba Zleceniobiorcy

9. Przekazywanie dokumentów i data ich wpływu

Dokumenty mogą zostać dostarczone do nas poprzez:

9.1 Panel klienta na stronie Conta.pl – skany dokumentów

9.2 Tradycyjnie w formie e-mailowej – skany dokumentów

9.3 Kurierem/przesyłką pocztową na adres siedziby Zleceniobiorcy

9. 4 Data dostarczenia dokumentów do biura określa dla przesyłek pocztowych data odebrania ich w siedzibie Zleceniobiorcy a w przypadku dostarczania ich elektronicznie – data zapisu w panelu klienta/dostarczenie wiadomości email.

10. Odpowiedzialność Zleceniobiorcy.

  1. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach ogólnych.
  2. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za szkody wynikłe z naruszenia przez Klienta zasad ustalonych w pkt 6.1 niniejszego regulaminu lub za działania podjęte na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych podanych mu przez Klienta.
  3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, VAT oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne przez Zleceniodawcę.
  4. Zleceniodawca posiada ważne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i zobowiązuje się do jego odnawiania w czasie trwania umowy
  5. Informacja o wysokości zobowiązań podatkowych będzie przekazywana Klientowi pisemnie drogą mailową na podany przez Klienta adres e-mailowy, w terminie do 3 dni roboczych przed wymagalnością zapłaty zobowiązania podatkowego i ZUS, pod rygorem pkt 7
  6. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów dokonanych jak również za ewentualne nieprawidłowości wpisów i sporządzonych dokumentów, o ile ich bezpośrednią lub pośrednią przyczyną były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy.
  7. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia wszelkich ewidencji oraz rozliczeń ZUS na podstawie otrzymanych od Klienta dokumentów i informacji z zachowaniem zasad należytej staranności i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

11. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy

11.1 Za czynności, o których mowa w pkt 4 oraz pkt 5 niniejszego regulaminu, Zleceniobiorca będzie pobierał wynagrodzenie miesięczne zgodne z wybranym pakietem, dodatkowymi opcjami jak i cennikiem usług.

11.2 Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy podany na fakturze,  do 19 – go dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który dostarczono dokumenty księgowe. Nie opłacenie faktury spowoduje naliczenie odsetek ustawowych

11.3 Faktura za usługi wystawiana jest do 15-go dnia miesiąca.

11.4 W przypadku dostarczenia dokumentów księgowych (w całości lub części) z opóźnieniem:

  1. po 10 dniu miesiąca – wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc ulega podwyższeniu o 30%.
  2. po 15 dniu miesiąca – wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc ulega podwyższeniu o 50%.

11.5 W przypadku zalegania z zapłatą przez Klienta przez okres dłuższy niż 10 dni od upływu terminu płatności Zleceniobiorca ma prawo wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

11.6 W przypadku nieopłacenia faktury za usługi do końca miesiąca Zleceniobiorca ma prawo zawiesić wykonywanie czynności z pkt 4 i pkt 5 aż do momentu uregulowania płatności przez Klienta.

11.7 W przypadku braku płatności za faktury księgowe wystawione przez Zleceniobiorcę za bieżący miesiąc rozliczeniowy, Zleceniobiorca może odmówić wydania wyników swojej pracy za dany okres rozliczeniowy.

12. Rozwiązanie umowy

12. 1  Termin wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc dla każdej ze stron ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

12. 2 Zleceniodawca ma prawo rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia zgodnie z pkt 11.6.

12. 3 Rozwiązanie umowy wymaga formy elektronicznej bądź pisemnej.

13. Komunikacja

13.1 Odbywa się poprzez korespondencję e-mailową.

13. 2 Termin przesłania odpowiedzi na zgłoszenie klienta to 2 dni robocze.

14. Postanowienia końcowe

  1. Zleceniobiorca może przy wykonywaniu zlecenia współdziałać ze współpracownikami, ekspertami, jak również może powierzyć wykonanie poszczególnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy innej osobie lub innemu podmiotowi (podwykonawcy) udzielając mu w tym zakresie zlecenia i pełnomocnictwa.
  2. Za działania współpracowników, podwykonawcy oraz w przypadku współpracy z ekspertami Zleceniobiorca odpowiada względem Zleceniodawcy za prawidłowe wykonanie zlecenia, jak za swoje własne działania.
  3. Współpracownicy, podwykonawcy oraz eksperci zobowiązani są do dochowania tajemnicy służbowej w ramach współpracy ze Zleceniobiorcą.
  4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, chyba, że Zleceniodawca zwolni go pisemnie z tego obowiązku. Tajemnica obowiązuje także po wygaśnięciu umowy.
  5. Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy sytuacji, gdy wg warunków obowiązkowego ubezpieczenia zawodowego Zleceniobiorcy zobowiązany jest on do udzielenia informacji i współpracy. Ustawowe prawo odmowy zeznań lub informacji pozostaje nienaruszone.
  6. Strony wyrażają wzajemnie zgodę na przetwarzanie przez drugą stronę danych osobowych, podanych dobrowolnie w niniejszej umowie, jedynie w celu jej prawidłowej realizacji.
  7. Strony oświadczają, że dane te będą przetwarzane w ich siedzibach, podanych na wstępie umowy.
  8. Każda ze stron ma prawo do wglądu do swoich danych oraz ich poprawiania zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
  9. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej dla swej ważności.
  10. Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonywania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.