Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe Conta.pl i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe Conta.pl, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.
1. Postanowienia ogólne
Pojęcia użyte w regulaminie oznaczają:
Klient – osoba fizyczna prowadząca działalność bądź spółka osobowa, która zawiera albo zawarła umowę o prowadzenie usług księgowych
Zleceniobiorca – Conta sp. z o.o. ul. Kryształowa 19, 91-528 Łódź, NIP:726-264-73-44
2. Rejestracja klienta biura
2.1 Klient uzupełnia poniższy formularz zamówienia usługi
http://conta.pl/zamowienie-ksiegowosc-internetowa/
2.2.Wybierając odpowiedni pakiet wraz z zaznaczeniem ewentualnych opcji dodatkowych w ramach rozbudowy pakietu
2.3. Dane w powyższym formularzu muszą być uzupełnione zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym
2.4. Klient otrzymuje na podany w formularzu zgłoszeniowym email – login oraz hasło tymczasowe do panelu conta.pl
2.5 Wszelkie zmiany swoich danych klient ma obowiązek zaktualizować w swoim profilu w panelu klienta conta.pl bądź poprzez kontakt emailowy na adres: boa@conta.pl
3. Zawarcie umowy
3.1 Klient uzupełniając formularz zamówienia usługi z pkt 2.1 oznacza pozycję „Akceptuję regulamin iksięgowości conta.pl” jako warunek konieczny rozpoczęcia współpracy
3.2 Akceptacja regulaminu nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy na prowadzenie księgowości
3.3. Zleceniobiorca wysyła na adres email klienta, pełnomocnictwa niezbędne do reprezentowania Klienta w Urzędzie Skarbowym, ZUS oraz innych instytucji, zgodnie z zakresem przewidzianym w umowie.
3.4 Umowa wchodzi w życie w momencie otrzymania przez Zleceniodawcę dokumentów z pkt 3.3
3.5 Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
4. Przedmiot umowy
W ramach pakietu podstawowego Zleceniobiorca zobowiązuje się do:
- Prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów/ Ryczałtu (ilość zapisów zgodna z wybranym pakietem)
- Prowadzenie rejestru zakupu oraz sprzedaży VAT (jeżeli Klient jest płatnikiem VAT)
- Prowadzenie ewidencji Środków Trwałych
- Sporządzenie deklaracji VAT i jej wysyłka drogą elektroniczną (jeżeli Klient jest płatnikiem VAT)
- Podanie zobowiązań podatkowych PIT i VAT wraz z terminami płatności
- Wyliczenie składek ZUS dla Klienta z podaniem wartości i terminu płatności
- Sporządzenie deklaracji ZUS DRA dla właściciela firmy wraz z jej wysyłką do ZUS
- Przygotowanie rozliczenie rocznego dla przychodów z działalności (PIT-36)
- Brania udziału w postępowaniu kontrolnym, dotyczącym okresu prowadzenia przez Zleceniobiorcę Ksiąg Klienta i odnoszącym się do tych czynności (art. 284 Ordynacji Podatkowej) – reprezentacja na podstawie art. 281a Ordynacji Podatkowej płatna dodatkowe zgodnie z aktualnym cennikiem biura.
4.1 Zakres obowiązków Zleceniobiorcy nie obejmuje:
- sporządzania analiz ekonomicznych i sprawozdań statystycznych dotyczących działalności Klienta,
- udzielania porad i opinii z zakresu prawa podatkowego,
- udzielania porad prawnych,
- udziału w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym oraz sporządzania pism w imieniu Zleceniodawcy w zakresie szerszym niż określony w paragrafach poprzedzających,
- wpłaty podatku, zaliczek lub składek ZUS w imieniu Zleceniodawcy,
- wykonywania obowiązków Zleceniodawcy jako płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
- zmian w CEIDG.
4.2 Czynności nie objęte pakietem podstawowym płatne są zgodnie z cennikiem usług Conta sp. z o.o.
5. Rozbudowa pakietów
5.1 Klient może zlecić Zleceniobiorcy dodatkowe czynności wyszczególnione w cenniku.
5.2 Rozszerzenie czynności należy zaznaczyć w formularzu z pkt 2.1 bądź poinformować Zleceniodawcę poprzez kontakt e-mailowy bądź telefoniczny
5.3 Przedmiot umowy z pkt 4 zostanie wtedy rozszerzony o dodatkowe usługi wybrane przez Klienta.
6. Obowiązki Klienta
6.1 Klient, w celu umożliwienia Zleceniobiorcy prawidłowego wykonania zlecenia, zobowiązuje się do:
- terminowego dostarczania kompletnych dokumentów, tj. faktur sprzedaży, faktur zakupu i innych dokumentów mających wpływ na prawidłowe wyliczenie podatków.
- sporządzenia na koniec roku remanentu
- wysłania innych niezbędnych do prowadzenia działalności deklaracji poza deklaracjami do US i ZUS
- opisania faktur zakupu zgodnie ze stanem faktycznym, np. zakup towaru handlowego, zakup na potrzeby firmy, itp. (w przypadku dostarczania dokumentów poprzez panel klienta, do zapisania FV zakupu w odpowiednich folderach)
- prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
- prowadzenia ewidencji sprzedaży
- regulowania zobowiązań wobec ZUS i US
- w przypadku obsługi umów o pracę, przesłania list obecności pracowników, zwolnień lekarskich, wniosków urlopowych i innych otrzymanym dokumentów od pracownika mającego wpływ na naliczenie wynagrodzenia bądź aktualizacji danych pracownika w ZUS.
- dodatkowo przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę i obsługi kadrowej, do dostarczenia badań lekarskich, szkoleń BHP, Świadectw Pracy od wcześniejszych pracodawców, kwestionariuszy osobowych, PIT-2, Dyplomów ukończenia szkół pracownika
- niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o okolicznościach mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego i ZUS, w tym w szczególności o:
10. 1. wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych,
10.2 o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Klient;
10. 3 innych przychodach mogących mieć wpływ na zobowiązania z działalności gospodarczej ;
10.4 dokonanych czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy jako sprzedaż;
10.5 zmianach w stanie zatrudnienia;
7. Termin dostarczania dokumentów
7.1 W przypadku ewidencji na podstawie Książki przychodów i Rozchodów/Ryczałt, ewidencji podatku VAT, ewidencji środków trwałych, Klient zobowiązany jest do dostarczenia wszelkich kompletnych dokumentów do 6 dnia po zakończonym miesiącu rozliczeniowego
7.2 Dla obsługi umów o pracę/zleceń z ZUS (rejestracja, wyrejestrowanie, zmiany danych pracownika) – 4 dni od daty zakończenia umowy bądź jej rozpoczęcia, zmiany danych pracownika
7.3 W celu przygotowania listy płac Klient zobowiązany jest dostarczyć listę obecności, wnioski urlopowe na ostatni dzień miesiąca. Dla list płac z wypłatą na ostatni dzień miesiąca 2 dni przed dokonaniem wypłaty.
7.4 W przypadku dostarczenia dokumentów po 15 dniu miesiąca Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za terminowe sporządzenie i złożenie deklaracji. Dokumenty dostarczone po 15-tym dniu miesiąca zostaną zaliczone na następny okres rozliczeniowy.
8. Przechowywanie dokumentów
8.1 W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej poprzez panel klienta, email miejscem przechowywania dokumentów jest siedziba klienta
8.2 W przypadku dostarczania oryginałów dokumentów w formie papierowej miejscem przechowywania dokumentów jest siedziba Zleceniobiorcy
9. Przekazywanie dokumentów i data ich wpływu
Dokumenty mogą zostać dostarczone do nas poprzez:
9.1 Panel klienta na stronie Conta.pl – skany dokumentów
9.2 Tradycyjnie w formie e-mailowej – skany dokumentów
9.3 Kurierem/przesyłką pocztową na adres siedziby Zleceniobiorcy
9. 4 Data dostarczenia dokumentów do biura określa dla przesyłek pocztowych data odebrania ich w siedzibie Zleceniobiorcy a w przypadku dostarczania ich elektronicznie – data zapisu w panelu klienta/dostarczenie wiadomości email.
10. Odpowiedzialność Zleceniobiorcy.
- Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach ogólnych.
- Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za szkody wynikłe z naruszenia przez Klienta zasad ustalonych w pkt 6.1 niniejszego regulaminu lub za działania podjęte na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych podanych mu przez Klienta.
- Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, VAT oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne przez Zleceniodawcę.
- Zleceniodawca posiada ważne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i zobowiązuje się do jego odnawiania w czasie trwania umowy
- Informacja o wysokości zobowiązań podatkowych będzie przekazywana Klientowi pisemnie drogą mailową na podany przez Klienta adres e-mailowy, w terminie do 3 dni roboczych przed wymagalnością zapłaty zobowiązania podatkowego i ZUS, pod rygorem pkt 7
- Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów dokonanych jak również za ewentualne nieprawidłowości wpisów i sporządzonych dokumentów, o ile ich bezpośrednią lub pośrednią przyczyną były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy.
- Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia wszelkich ewidencji oraz rozliczeń ZUS na podstawie otrzymanych od Klienta dokumentów i informacji z zachowaniem zasad należytej staranności i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
11. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy
11.1 Za czynności, o których mowa w pkt 4 oraz pkt 5 niniejszego regulaminu, Zleceniobiorca będzie pobierał wynagrodzenie miesięczne zgodne z wybranym pakietem, dodatkowymi opcjami jak i cennikiem usług.
11.2 Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy podany na fakturze, do 19 – go dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który dostarczono dokumenty księgowe. Nie opłacenie faktury spowoduje naliczenie odsetek ustawowych
11.3 Faktura za usługi wystawiana jest do 15-go dnia miesiąca.
11.4 W przypadku dostarczenia dokumentów księgowych (w całości lub części) z opóźnieniem:
- po 10 dniu miesiąca – wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc ulega podwyższeniu o 30%.
- po 15 dniu miesiąca – wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc ulega podwyższeniu o 50%.
11.5 W przypadku zalegania z zapłatą przez Klienta przez okres dłuższy niż 10 dni od upływu terminu płatności Zleceniobiorca ma prawo wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.
11.6 W przypadku nieopłacenia faktury za usługi do końca miesiąca Zleceniobiorca ma prawo zawiesić wykonywanie czynności z pkt 4 i pkt 5 aż do momentu uregulowania płatności przez Klienta.
11.7 W przypadku braku płatności za faktury księgowe wystawione przez Zleceniobiorcę za bieżący miesiąc rozliczeniowy, Zleceniobiorca może odmówić wydania wyników swojej pracy za dany okres rozliczeniowy.
12. Rozwiązanie umowy
12. 1 Termin wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc dla każdej ze stron ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
12. 2 Zleceniodawca ma prawo rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia zgodnie z pkt 11.6.
12. 3 Rozwiązanie umowy wymaga formy elektronicznej bądź pisemnej.
13. Komunikacja
13.1 Odbywa się poprzez korespondencję e-mailową.
13. 2 Termin przesłania odpowiedzi na zgłoszenie klienta to 2 dni robocze.
14. Postanowienia końcowe
- Zleceniobiorca może przy wykonywaniu zlecenia współdziałać ze współpracownikami, ekspertami, jak również może powierzyć wykonanie poszczególnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy innej osobie lub innemu podmiotowi (podwykonawcy) udzielając mu w tym zakresie zlecenia i pełnomocnictwa.
- Za działania współpracowników, podwykonawcy oraz w przypadku współpracy z ekspertami Zleceniobiorca odpowiada względem Zleceniodawcy za prawidłowe wykonanie zlecenia, jak za swoje własne działania.
- Współpracownicy, podwykonawcy oraz eksperci zobowiązani są do dochowania tajemnicy służbowej w ramach współpracy ze Zleceniobiorcą.
- Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, chyba, że Zleceniodawca zwolni go pisemnie z tego obowiązku. Tajemnica obowiązuje także po wygaśnięciu umowy.
- Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy sytuacji, gdy wg warunków obowiązkowego ubezpieczenia zawodowego Zleceniobiorcy zobowiązany jest on do udzielenia informacji i współpracy. Ustawowe prawo odmowy zeznań lub informacji pozostaje nienaruszone.
- Strony wyrażają wzajemnie zgodę na przetwarzanie przez drugą stronę danych osobowych, podanych dobrowolnie w niniejszej umowie, jedynie w celu jej prawidłowej realizacji.
- Strony oświadczają, że dane te będą przetwarzane w ich siedzibach, podanych na wstępie umowy.
- Każda ze stron ma prawo do wglądu do swoich danych oraz ich poprawiania zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
- Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej dla swej ważności.
- Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonywania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.